إن شهادة الخبرة هي جزأ لا يتجزأ من العلاقة ما بين الشركة و موظفيها. و يجب تسليمها لصاحب العلاقة عند انتهاء عمله في الشركة. بل و من واجب الشركة أيضاً إصدارها و إعطاءها لأي موظف بناءاً على طلبه. يجب إصدار هذه الوثيقة كتابياً و طبعها و الحرص على احتوائها على كافة المعلومات الأساسية بصورة واضحة، كإسم الشركة و عنوانها. و يجب أيضاً الحرص على إحتوائها المعلومات التالية:

> وصف تفصيلي للمنهج الذي اتبعه الموظف خلال عمله في الشركة و المناصب التي شغلها

> تاريخ بدأ عمل الموظف في الشركة و تاريخ خروجه منها

> تقييم أداء و سلوك الموظف

على هذه الوثيقة أن تعكس الأداء الفعلي للموظف و سلوكه داخل الشركة، إلا أنها قد لا تحتوي على معلومات سلبية قد تُظهر الموظف بشكل سيئ. لا ينبغي ذكر الأسباب التي أدت إلى إنهاء عقد الموظف مع الشركة في هذه الوثيقة، إنما في وثيقة خاصة أُخرى تتناول هذه الأسباب. 

كما تجدر الإشارة إلى أن على أرباب العمل تحمل المسؤولية تجاه الموظفين المستقيلين أو الذين تركوا العمل لدى الشركة و أيضاً تجاه أرباب العمل أو الشركة التي سيعملون فيها في المستقبل. و من البديهي أن إصدار شهادة خبرة لاتتطابق مع الواقع - و التي ممكن أن تُخفي حالة إختلاس أموال مثلاً - تُعتبر عملاً غير مشروعاً و يُلحق عواقب لصاحب العمل من مبدأ المسؤولية القانونية.

إن الموظفين السابقين لشركة ما غالباً ما يطلبون نسخاً عن شهادة الخبرة خاصتهم، و بالتالي من الضروري للشركة الحفاظ على نسخة ذات جودة عالية لجميع الشهادات التي تم إصدارها من قبل الشركة لموظفيها السابقين.

الممارسة

بصيغة عامة، يجب أن تحتوي شهادة الخبرة على المعلومات التالية:

١. البيانات الشخصية للموظف:

> اسم الموظف الكامل

> تاريخ الولادة

> مكان الولادة

٢. بيان مفصل عن المنهج الذي اتبعه الموظف خلال عمله في الشركة:

> تاريخ بدأ عمل الموظف في الشركة و تاريخ إنتهائه

> جميع الوظائف التي شغرها الموظف في الشركة و الأنشطة التي مارسها خلال فترة عمله

٣. تقييم أداء الموظف:

> القدرة على تحقيق الأهداف (الكمية، النوعية، …)

> الإلتزام بالمواعيد الزمنية، الميزانية

> رضا العملاء و الزبائن

٤. تقييم سلوك الموظف:

> العمل الجماعي

> مهارات التواصل

> مهارات القيادة

> مدى توفر الموظف للعمل و المساعدة

> الحافز

بيانات صاحب العمل أو الشركة:

> اسم و عنوان الشركة

> شعار الشركة