إن الهدف من تقييم الوثائق المقدمة من مرشحين للعمل في منصب ما هو ممارسة عملية اختيار أولى لتحديد مَن من هؤولاء سوف تتم دعوته لمقابلة التوظيف (المبادئ التوجيهية). يرجى ملاحظة أن كل شركة لديها قيمها الخاصة، و كذلك سياسات محددة و التي تؤثر على الطريقة التي يتم بها تقييم ما يقدم المرشحين من وثائق.

على أي حال، على جميع عمليات التقييم أن تبدأ بتحديد معايير النجاح الخاصة لكل منصب. مثلاً تحديد المعايير الأدنى التي يجب توافرها لدى المرشح حتى يتسنى له العمل في منصبه في المستقبل بشكل ناجح. و إذا ما كانت احد هذه المعايير مفقودة، فيجب عدم إقصاء المرشح و عدم استمراره في عملية التوظيف، حتى لو كان ذات مهارات عالية و خبرة جيدة.

الأدوات

يستند اختيار المرشحين الذين سوف تتم دعوتهم للمقابلة على تقديمهم للوثائق التالية:

• السيرة الذاتية
• رسالة أو خطاب التقديم إلى الوظيفة
• الدبلوم و الشهادات الأُخرى المتعلقة بالموظيفة
• شهادات الخبرة
• مراجع (إن وجدت)
• استمارة التقييم الوظيفي، هذه الأداة تسمح بتقييم مهارات المرشح و مقارنتها مع متطلبات الوظيفة.

الممارسة

١. إن قراءة أولى للسيرة الذاتية سوف تعطينا فكرة عن المرشح و فيما اذا كان مؤهل للانتقال إلى مرحلة الإختيار التالية. و بذلك نتجنب إضاعة الوقت بالقيام بمقابلة شخصية مع المرشح اذا كان لا يملك المؤهلات الأساسية و المهارات المطلوبة للقيام بالوظيفة على اكمل وجه.

إن المدّة التي عمل خلالها المرشح في المناصب السابقة التي شغرها و الأعمال السابقة التي قام بها قد تعطينا فكرة أيضاً عن هذا الشخص. فمثلاً اذا لاحظنا تغغيرات مثيرة للمناصب في فتراة زمنية قصيرة، فهذا قد يعني أن هذا الشخص قد يعاني عدم استقرار مهني.

٢. إن القراءة الأولى لرسالة أو خطاب التقديم سوف تعطينا بدورها فكرة أوسع عن اهتمام الشخص و ما دفعه للتقدم إلى هذا المنصب أو إلى هذه الشركة. إن طريقة عرض هذه الرسالة بشكل عام و كتابتها و تنظيمها قد تعطينا أيضاً فكرة عن المرشح و مهاراته (لغوياً، كتابياً و غيرها…).

٣. شهادات الخبرة تعطي انطباعاً لقارئها عن الشخص المتقدم للوظيفة في إطار مجموعة من القواعد الضمنية.يرجى الإنتباه! يمكن أن تكون شهادات الخبرة مُعدة بطريقة غير مهنية  حيث أنها قد تكون مكنوبة من قبل شخص ذو كفاءة متوسطة، بغض النظر عن المهارات الفعلية للمُرشح.

٤. المراجع المذكورة في السيرة الذاتية يمكن أن تُستخدم في نهاية عملية الإختيار، و ذلك للإختيار الفاصل ما بين مُرشحَين لديهما نفس الصفات و المهارات. و هذه المراجع قد تكون مفيدة من عدة نواحي:

• التحقق من المعلومات المقدمة من قبل المُرشح
• جمع معلومات مكملة بشأن مهارات المُرشح و سلوكه
• الحصول على معلومات عن التفاعلات الإجتماعية للمُرشح و الحياة اليومية في العمل (علاقته مع الرؤساء، الزملاء …) في وظيفته السابقة.

أمثلة

هنا بعض الأمثلة عن متطلبات وظيفة و التي من الممكن أن تُعتبر أساسية:

• شخص يعمل في مصرف في دبي و عليه التعامل بطريقة مباشرة مع أحد المصارف في بريطانيا، فهو من الضروري جدّاً أن يتقن هذا الشخص اللغة الإنكليزية.
• و بالمثل، قد يتطلب منصب ما عدّة أعوام من الخبرة في مجال معيّن.
• يمكن أيضاً أن يكون من الصعب - إن لم يكن من المستحيل - الحصول على تصريح عمل، بحسب ما يحمله المُرشح من جنسية.