تعرف عملية التحليل الوظيفي على أنها عملية جمع وتحليل وتصنيف وتركيب المعلومات الخاصة بكل وظيفة بغية التعرف على كل ما يتعلق بالوظيفة من حيث متطلباتها وخصائصها وطبيعتها من خلال عدة أساليب كالدراسة والملاحظة واستخدام الطرق العلمية الحديثة المتوفرة في هذا المجال.

•    الوصف الوظيفي للوظيفة نفسها ويشمل عنوان وموقع الوظيفة ،العلاقات الوظيفية مع الوظائف الأخرى وارتباطها الإداري، التسهيلات المستخمة لإنجاز مهامها وأعمالها، العوامل البيئية بيئة العمل وبيئة المحيط الخارجي وعادة يكون الوصف الوظيفي مكتوب بشكل يبن متطلبات هذه الوظيفة .
•    التحديد الوظيفي أو التوصيف الوظيفي وهو وصف مكتوب يتعلق بمن سيشغل هذه الوظيفة. مؤهلاته مستوى المعرفة بالوظيفة وخبراته والتدريب اللازم والقدرات الشخصية والقدرة على اتخاذ القرار.

•    مدخل التعريف الوظيفي: إن عملية تعريف الموظف بوظيفته وما يسند اليه من مهام وواجبات أمر في غاية الأهمية فكيف لإدارة الموارد البشرية أن تعرف متطلبات الوظيفة ومن سيشغلها إن لم يكن هناك تحليل وظيفي؟
•    مدخل إعادة التصميم الوطيفي: نظراً لظهور مستجدات على ساحة العمل مثل التغيرات البيئة والتكنولوجية مما يعني ضرورة إعادة التصميم ووصف وظيقة ليتفق وفق تلك التغيرات وهذا لا يتم إذا لم يكن هناك تحليل وظيفي في الأصل.
•    مدخل الاستقطاب: وهو عملية جذب العمالة المطلوبة من خلال الإعلان عن حاجة المنظمة لشغل الوظائف الشاغرة ومتطلبات شاغر الوظيفة والتحليل هو من يحدد لعملية الإستطاب هذه المواصفات وتوصيف الوظيفة ومن سيشغلها.
•    مدخل الإختيار والتعيين: إن عملية التحليل أوظيفي تفيد عملية الإختيار والتعيين في انتقاء أفضل الكفاءات تأهيلاً لإشغال الوظائف المطلوبة من خلال ما توفره من معلومات حول هذه الوظيفة وحول مؤهلات من سيشغلها.
•    مدخل التأهيل: (للموظف الجديد) كيف سيتم تعريف الموظفين الجدد إن لم يكن هناك تحليل واضح للوظائف وفهم واجيات ومسوؤليات ومتطلبات ومؤهلات الوظيفة والمتطلبات اللازم توفرها فيمن سيشغل هذه الوظيفة.
•    مدخل التدريب: على ماذا ستتم عملية التدريب اذا لم تكن متطلبات انجاز الوظيفة واضحة وكيف ندرب شخص لايوجد ما يشير لأي علاقة بينه وبين تلك الوظيفة؟ من هنا نبرهن على أن اهداف التدريب تعتمد على التحليل الوظيفي لتحديد مواطن الضعف والقوة في كل وظيفة والتدريب وُجد للوفاء بمتطلبات الوظيفة وهذا منصوص عليه في التحليل الوظيفي أصلاً لأن التدريب يهدف إلى تعديل السلوك البشري نحو الأداء الأفضل بما يتوافق مع معاييرمسؤوليات وواجبات الوظيفة.
•    تقييم الأداء: لاشك أن عملية التحليل الوظيفي تشكل مرجعية أساسية لعملية التقييم فإذا ما خرج الإنجاز أو انحرف عن مساره فان الحكم والحد الفاصل هو التحليل الوظيفي فهو من يحدد فيما إذا كان هناك انحراف أو أن الأمور تسير وفق عملية التحليل المخطط .
•    الإستشارات المهنية: التي يكون نتاجها أو مخرجات من جراء عملية التحليل الوظيفي فمن خلال التحليل الوظيفي يتم التوصل إلى هذه العناصر الإستشارية بما لديها من خبرات تجعلهم مؤهلين للعمل كمستشارين وهذا يشكل حافزاً ودافعية لدى العاملين لأداء وظائفهم.
•    الأمان والسلامة العمالية: فالتحليل الوظيفي يركز على كيفية الأداء والظروف المحيطة بالعمل والمخاطر وسبل تجنبها فالتحليل الوظيفي هو من يحدد الأخطار وفق طبيعة العمل والوظيفة وبالتالي يسهل التعامل مع هذا المخاطر والسيطرة عليها وبذلك نحقق الأمن والسلامة للعاملين.
•    التعويض: إن طبيعة وماهية العاملين من منطلق الفطرة البشرية يسعون لتحقيق مكاسب مادية واجتماعية ازاء تنفيذهم للأعمال المطلوبة منهم فالتحلييل هو الخطوة الأولي التي تربط الأداء بالتعويض المناسب مراعياً أهمية ومستوى وخطورة وواجبات ومسؤليات الوظيفة فإذا ما تم التحليل الوظيفي تسهل عملية وضع الأجر المناسب والتعويض المناسب.
•    التطوير الوظيفي (التنظيم الإداري): يوفر التحليل الوظيفي معلومات مهمة عن مكونات الوظيفة، وتؤخذ بعين الإعتبار عند إحداث نوع من دمج أو فصل الوظائف، أو تغيير تركيبة الإدارات بغرض تطوير الأداء.

لكن عملية التحليل الوظيفة تعترض سبيلها عدة مشاكل تجعلها غير قادرة على أداء دورها بكفاءة وفعالية نوجزها بما يلي:
•    عدم وجود دعم من الإدارة العليا اللا مبلاة.
•    الإقتصار على استخدام أداه واحدة في التحليل.
•    عدم وجود خبرة لدى المحلل بالوظيفة .
•    افتقار شاغل الوظيفي إلى التدريب الكافي.
•    عدم إحاطة الخاضعين للتحليل باخذ المعلومات المفيدة خلال المنافسة ودخول الاهداف الشخصية بذلك.
•    احياناً تبني المعلومات على اداء انشطة غير صحيح وبالتالي نتائج غير صحيحة.